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Quarta, 25 Fevereiro 2015 00:00

Técnicas para uma boa assembleia

Técnicas para uma boa assembleia: Conheça métodos para manter reunião focada e colaborativa.

É difícil conhecer alguém que aprecie tomar parte das reuniões condominiais. Via de regra, esses encontros podem ter ares de guerra declarada, ou de um drama sem fim. Mas esse modelo pode, sim, ser quebrado.

É importante frisar que, para a assembleia transcorrer tranquila e sem muitos sobressaltos, o ideal é que haja uma preparação adequada para o encontro, tanto por parte do síndico, como por parte dos moradores.

Daí a importância de se disponibilizar todo o material possível antes da reunião – para que a grande maioria já chegue informada e embasada para fazer suas perguntas.

Na assembleia

É extremamente importante que, ao começar a reunião, os presentes ali firmem alguns combinados. Com esse pacto, fica decidido o que se pode ou não fazer naquele espaço. É importante lembrar que os combinados devem ser partilhados por todos os presentes, e não serem impostos por alguém, seja o síndico ou o presidente da mesa.

Também vale lembrar que o presidente da mesa deve ser alguém que se sinta confortável nesse papel, e não porque os outros presentes acham que ele deva ser. Afinal, é o presidente da mesa o responsável por manter a assembleia nos trilhos, e isso não pode ser um peso para a pessoa, que deve ser objetiva e educada.

Veja abaixo alguns combinados que podem ser propostos: •Celular desligado ou no vibra – para atender fora da sala •Para pedir a palavra, levante a mão •Vamos seguir o que está na pauta •Cada um tem no máximo “x” minutos para falar, por vez •Não interrompemos o outro •Assuntos pessoais ou fora da pauta serão discutidos em outro momento •Colocar um tempo para cada tópico da pauta ser discutido

“A estruturação da reunião é fundamental. Ter a pauta estudada, estipular horários, regras e organização para a assembleia ajuda a todos entrarem na mesma sintonia”, explica Adriana Adler, professora do curso da Universidade Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.

Se houver um flip chart na sala onde a reunião está acontecendo, pode-se escrever o que foi acordado, assim fica mais fácil dos presentes se lembrarem dos pontos a serem seguidos.

Mas como seria bom se, uma vez proposto, o combinado fosse seguido, não é mesmo?

Infelizmente, nem sempre isso é possível. Por isso, vale conhecer algumas táticas para conseguir avançar na pauta da assembleia e colaborar com as expectativas de todos:

Fora da pauta

Quando alguém levanta uma questão que não está na pauta, ou que seja uma demanda pessoal, nem todos os presentes têm interesse no assunto.

“Nem por isso aquela pessoa deve se sentir de fora, ou achar que seu problema não é importante. O síndico deve dizer qual será a continuidade para aquela situação depois da reunião, e realmente se comprometer com aquilo”, ensina Alina Pachelli de Carvalho, professora do curso da Universidade Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.

Interrupções

A pessoa que interrompe a todo momento quebra o ritmo da assembleia, além de tirar o direito da palavra de seus colegas de assembleia. Nesse caso, o presidente da mesa deve lembrar o que foi acordado e pedir, sempre, que isso não aconteça.

Explanações longas demais

Um bom recurso para os moradores mais repetitivos ou prolixos é a técnica de repetir e resumir o que aquela pessoa disse. Dessa forma, fica assegurado que todos entenderam o problema.

Também vale ressaltar o tempo que cada um tem disponível para falar, além do período que aquele assunto tem na reunião, conforme tenha sido acordado no começo da assembleia.

Voltando à pauta

As vezes, um assunto leva a outro, e em cinco minutos, o debate em assembleia se torna algo que não estava previsto no primeiro momento.

Nesse caso, é importante que o presidente da mesa seja objetivo. Explicar sucintamente que se deve voltar ao fio da meada e que casos que não são de interesse coletivo serão ouvidos, sim, mas não a todo momento e nem de qualquer jeito.

Uso de deboche, ironia e sarcasmo

Geralmente, o uso desse tipo de recurso pode ser combatido com transparência na gestão. É importante que o síndico consiga sempre – e não apenas nas assembleias- atender às demandas da massa condominial.

Quando o síndico consegue entender e colaborar com as dúvidas ou pedidos dos condôminos, via de regra, esse tipo de expediente perde sua força.

“Já mediei casos de condomínio onde o síndico era acusado de má gestão. Durante a mediação, na Câmara do SECOVI, o síndico percebeu que os condôminos tinham muitas dúvidas sobre como ele atuava. Ele, por sua vez, tinha pouco tempo disponível para cuidar do prédio e acabou não respondendo a vários e-mails que recebia. Esta atitude gerou insegurança aos moradores do prédio, que lotavam cada vez mais a sua caixa de entrada de emails. Na mediação, as dúvidas foram esclarecidas e uma reunião mensal foi combinada para este fim. Além disso, o síndico percebeu o quanto os condôminos poderiam ajudá-lo”, explica Claudia F. Grosman, professora do curso da Universidade Secovi sobre facilitação de reuniões de condomínio.

Brigas e/ou discussões acaloradas

Para manter o clima de colaboração é importante não deixar que os assuntos se polarizem em dois extremos. Afinal, a vida não é feita apenas de “preto” e “branco”. Quando conseguimos escolher um caminho do meio, todos ganham, mas precisam fazer concessões para chegar ali. Reclamações

Uma boa técnica para aqueles que reclamam de diversos pontos é transformar as críticas em perguntas. Dessa forma, a situação ganha uma chance palpável de ser resolvida. Exemplo: Quando a pessoa diz “as áreas comuns vivem cheias de cocô de cachorro”.

Pode-se sugerir: “Como evitar que os donos de cachorro deixem os dejetos de seus animais nas áreas comuns?” é um passo adiante para solucionar aquela situação.

Acusações pessoais

Quando há problemas entre dois condôminos (vazamento, barulho fora da hora, etc), pode ser comum que uma pessoa reduza a outra ao transtorno causado (“é um irresponsável, faz barulho a qualquer hora” ou “é um chato, reclama por qualquer coisa”).

Uma ferramenta para esses casos é separar o problema da pessoa, e tentar fazer com que um entenda a situação do ponto de vista do outro.

Muitas vezes, a conversa pode ser difícil, mesmo que seja a primeira entre os moradores. As vezes, as pessoas incomodam sem querer e não entendem a hostilidade do vizinho. Separando a pessoa do problema (“ele chega muito tarde do trabalho e não imagina o barulho que a máquina de lavar faz na unidade de baixo”) já se joga uma luz diferente no problema.

Depois da assembleia

É extremamente importante que o síndico dê continuidade às questões levantadas em assembleia. Sejam elas definidas pela pauta ou não, assuntos de interesse geral ou pessoal, as demandas tratadas ali devem ser tocadas no dia a dia do condomínio.

Com os moradores recebendo o feedback do síndico, e de como seus pedidos e sugestões estão sendo evoluindo, a tendência é que as assembleias tenham um clima muito mais de paz e de colaboração do que de guerra, ou drama.

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Tira teima: Norma 16.280 da ABNT Conheça as respostas para as dúvidas mais comuns Em vigor desde abril de 2014, a norma da ABNT, 16.280, regulamenta as reformas em edificações, tanto na parte das unidades como nas áreas externas. Como qualquer novidade, a nova regra gerou muitos questionamentos. Pensando nisso, escolhemos as perguntas mais recorrentes e conversou com engenheiros, advogados, administradores de condomínios e um diretor do Secovi para esclarecer todas as dúvidas. Confira abaixo: 1- É necessário pedir autorização para o síndico mesmo se eu for executar apenas uma pintura? Se for apenas pintura, e nada além de pintura, dentro da unidade, não precisa de ART e nem de RRT e nem de autorização do síndico. 2- A regra vale para quem já começou a reforma antes do dia 18/04/2014? É importante lembrar que mesmo antes dessa data, os moradores já deveriam elaborar um plano e enviá-lo ao síndico, quando fossem efetuar alguma mudança que impactasse na estrutura da edificação. Com a norma, porém, o síndico ganhou mais força para exigir esse plano. Por isso, mesmo aqueles que começaram alguma alteração antes do dia 18/04, devem sim submetê-la ao crivo do síndico. 3- Se a norma da ABNT não é uma lei, por que preciso segui-la? Realmente as normas da ABNT não são leis. Porém, se houver algum acidente, o síndico e o morador que fez a reforma serão responsabilizados, já que a jurisprudência, ao longo do tempo, mostra que o caminho “correto” a ser seguido é o de obedecer às normas da ABNT, mesmo que as mesmas não tenham força de lei. 4- É necessário pedir autorização para o síndico mesmo se for trocar apenas o piso? A questão principal não é a troca do piso por um material semelhante. É a remoção do piso antigo com a utilização de marretas e ferramentas de alto impacto. Se houver o uso desse tipo de ferramental, é importante que a substituição seja feita por uma empresa especializada, e que a mesma forneça um ART ou RRT. Outro ponto a se destacar é o peso do novo piso, que pode ser incompatível com a estrutura da laje. 5- A nova norma serve também para as áreas comuns do condomínio, como reparo das quadras, churrasqueira e salão de festas? Sim. Porém, como nesses casos geralmente envolvem grandes somas, já era comum a escolha por uma empresa especializada e capacitada que oferecesse responsabilidade técnica pelo projeto. 6- Quem irá fiscalizar se o síndico realmente está cobrando as ARTs dos moradores que estão reformando as suas unidades? Como é um assunto de interesse de todos, os próprios moradores podem cobrar do síndico a fiscalização correta, seja por meio de uma comissão de obras que ajude o síndico a receber os projetos e ARTs ou RRTs, ou pelas assembleias de condomínio. 7- Como o síndico pode agir quando um morador seguir com a obra mesmo sem apresentar a ART/RRT? O síndico pode parar a obra de diversas formas. O ideal, porém, é fazer um pedido formal e protocolado da ART ou RRT. Depois disso, caso não seja atendido, ele pode pedir o embargo da obra na prefeitura, fazer um B.O. relatando o ocorrido, ou ainda entrando com uma ação na Justiça, com um pedido de paralisação da obra. Outra saída é simplesmente não deixar o material ou os funcionários da unidade em reforma entrarem no condomínio. 8- É necessário que o síndico tenha apoio de alguma empresa ou de um engenheiro para validar as ARTs recebidas? Para se resguardar, principalmente no caso de grandes reformas, é recomendado que o síndico tenha com quem dividir a responsabilidade de analisar os projetos e as ARTs ou RRTs. Por mais que esses documentos atestem que a obra não trará problemas para a edificação, o síndico, sozinho, muitas vezes não tem condições técnicas de avaliar o que está ali. Uma saída é que o síndico contrate uma empresa especializada nesse tipo de serviço – deve haver necessariamente um engenheiro responsável na empresa. Outra alternativa é que a administradora do condomínio ofereça esse serviço, mas cobre à parte do empreendimento. Uma terceira opção, ainda, é poder contar com algum morador que seja engenheiro ou arquiteto para ajudar o síndico na leitura dos projetos e suas devidas aprovações. 9- Qual a diferença entre Laudo, ART e RRT? Um laudo é fruto de uma análise de assunto técnico. A ART é uma Anotação de Responsabilidade Técnica, emitida pelo CREA (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia). O RRT é o Registro de Responsabilidade Técnica, emitido por um profissional vinculado ao CAU (Conselho de Arquitetura e Urbanismo). O laudo não serve para assegurar ao síndico sobre a obra, mas a ART ou a RRT, sim. 10- E quando é o próprio síndico que está fazendo obra dentro de seu apartamento e derrubando paredes e tirando vigas? Nesse caso, o ideal é que se forme uma comissão de obras aprovada em assembleia, com poder de fiscalização e que a mesma peça para o síndico toda a documentação pertinente à obra. Caso o síndico não obedeça às regras instituídas em assembleia, o mesmo poderá ser deposto pelos trâmites legais (um quarto dos condôminos convoca assembleia para esse fim, e a maioria simples vota pela destituição), e dessa forma, o mesmo será obrigado a seguir o que pede a norma. 11- Para instalar ar condicionado, rede de proteção ou banheira, precisa de ART? Para instalação de ar condicionado e banheira, sim, já que muitas vezes essa alteração vai incluir quebra de paredes e pode mexer com a parte estrutural da edificação. A rede de proteção não precisa de ART ou RRT, só deve ser instalada, porém, após a coletividade do condomínio escolher um modelo específico. 12- Para reformas na parte elétrica precisa de ART? Na grande maioria dos casos de reforma, onde há necessidade de um engenheiro eletricista, sim. Não há necessidade para a mera manutenção com pequenos reparos, situações em que basta um técnico eletricista. 13- Para efetuar reparos hidráulicos, provenientes de infiltrações/tubulações em geral, precisa de ART? Depende. Se for apenas uma intervenção para manutenção e depois disso, tudo voltar ao seu estado normal, não. Mas se houver necessidade de usar ferramental de alto impacto, ou perfurar uma laje, por exemplo, nesse caso a ART ou RRT são recomendados, sim. 14- Fechamento/envidraçamento de sacadas precisa de ART?? Precisa de ART à medida que é uma obra relativamente grande e que pode afetar a estrutura da edificação. 15- Substituição do forro de gesso precisa de ART?? A princípio, não. Como ali já existia o mesmo material, colocá-lo novamente ali não acarreta em prejuízo para a estrutura. Entretanto, se o novo forro for muito diferente que o original ou mais pesado, precisa de ART. 16- Reparo nas instalações de gás precisa de ART? Sim, tanto pela intervenção na estrutura, como pelo risco de explosão ou vazamento que envolve a obra. 17- Além da ART ou RRT, o que mais o morador deve entregar no momento de pleitear a autorização da obra? O morador deve entregar um escopo da obra, que deve explicar quais serão as alterações desejadas, um cronograma da mesma, que mostre quanto tempo a mesma deve durar, e se vai haver ruídos e em qual período. Também se deve entregar os nomes das empresas que estarão efetuando o reparo, além dos funcionários envolvidos na obra.

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Como você bem sabe, há vários anos, os condomínios são tratados como empresas sob o ponto de vista legal tendo que atender às leis federais, estaduais e municipais, cuidando com rigor de suas obrigações fiscais, ambientais, trabalhistas e tantas outras. Diante desta complexidade de regras é fundamental que o condomínio tenha uma orientação jurídica constante, atualizada e que não tome qualquer atitude sem o parecer de seu advogado. Um dos aspectos que mais preocupa e traz prejuízo aos condomínios, assim com a qualquer empresa, são as relações com funcionários próprios ou terceirizados, uma vez que existem dezenas de ocorrências diversas nestas relações que dão margem à abertura de processos trabalhistas nos quais, em geral, o empregador (condomínio) é considerado culpado e tem que pagar indenizações com valores consideráveis. Você sabe, por exemplo, se a empresa terceirizada de limpeza ou segurança de seu condomínio está em dia com as obrigações devidas ao governo e a seus respectivos funcionários? Qualquer passivo que ela tenha ou venha a ter e for cobrado na Justiça fará com que o condomínio arque com esse pagamento de modo “solidário” ou “subsidiário”. A simples negligência do controle de ponto pode levar, desvio de função de um empregado ou aplicação de processo de justa causa, posteriormente considerado indevido, geram despesas graves para o caixa do condomínio. Informe-se sobre estes assuntos com a assessoria jurídica de seu condomínio e evite surpresas desagradáveis e onerosas para o Condomínio, em qualquer assunto relativo à contratação de profissionais próprios ou terceirizados. (*) Fernando Augusto Zito O autor é advogado, especializado no atendimento a condomínios.

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Nas grandes cidades, o tempo perdido no trânsito e o avanço das tecnologias fez com que uma nova tendência surgisse: o home office – ou escritório em casa, em português. Para aqueles que não recebem visitas, excesso de encomendas ou de correspondência, trabalhar em casa pode ser realmente uma mão na roda: além da economia de tempo para se deslocar até o local de trabalho, há ainda a reserva de dinheiro com aluguel e outros custos fixos em um novo imóvel. Para não deixar a tendência de lado, até os novos lançamentos já contam com torres separadas para áreas comerciais e residenciais – assim, quem almeja trabalhar sem sair de casa tem que pegar só um elevador a mais para chegar ao escritório. Já os lançamentos residenciais podem contar também com salas de reuniões, e de escritório. Importante lembrar que nesses casos essas áreas são de uso comum e não devem ser encaradas como uma extensão da unidade. Qual o limite? Como tudo na vida em condomínio, é extremamente importante lembrar que o direito de um termina quando começa o do próximo. Outro ponto delicado é a alteração da finalidade da unidade. Caso a mesma seja residencial, o dono do imóvel não pode usá-la unicamente para fins comerciais. Ou seja, a unidade não pode virar apenas escritório, deve continuar tendo caráter predominantemente residencial. Essa é a maior arma que o condomínio tem para coibir condôminos ou inquilinos de utilizar a área privativa de maneira comercial – já que isso é proibido por lei. Afinal, há jeitos e jeitos de se manter um escritório em casa sem incomodar a vizinhança e nem comprometer a segurança do empreendimento. A questão de segurança também deve ser considerada, uma vez que o profissional que recebe clientes em sua unidade nem sempre conhece a visita, e isso gera um risco para o condomínio. Como agir em casos de abuso? Nos casos em que o empreendedor começar a incomodar a vizinhança, seja com excesso de visitas ou de barulho, ou ainda a sobrecarregar os porteiros com correspondência em demasia, o síndico deve no primeiro momento, conversar com o morador em questão. Explique a situação, que anda incomodando os vizinhos, e procure estudar bem a situação. Pode ser que a pessoa não queira acomodar sua empresa em outro local. Para tanto, deve se adequar às regras do local. Na própria convenção do condomínio deve haver menção sobre a finalidade de uso das unidades – geralmente, residencial apenas. Por isso, o síndico tem a lei ao seu lado, e caso o condômino continue a incomodar seus pares com a sua atividade comercial, o síndico pode, depois de conversar, advertir e multar, entrar com ação judicial para que cesse a atividade. O regulamento interno deve prever os tipos de atividades permitidas no condomínio. Caso um morador exerça algo fora desse escopo – mas que não incomode o próximo- o regulamento pode ser alterado. Caso contrário, o empreendimento tem o regulamento a seu favor para barrar a atividade irregular. Mesmo gerando certa polêmica, o síndico deve se cercar de precauções para evitar problemas para si e para o condomínio. Por isso, não é recomendável, por exemplo, barrar visitas daquela senhorinha que faz doces para fora, ou os alunos de quem dá aulas particulares. Essa medida é indicada apenas em casos extremos, como quando o síndico tem provas de que a atividade exercida naquela unidade é a prostituição. Portanto, se estiver munido com esse tipo de prova, o ideal é explicar isso ao dono da unidade – na maioria dos casos, essa atividade é exercida em locais alugados – e pedir a recisão do contrato. Enquanto o locador tiver contrato com o locatário em questão, o condomínio pode coibir a entrada de pessoas estranhas obrigando a todos os visitantes a fazerem um cadastro completo, com número de RG e foto, para dessa forma inibir o acesso. Essa medida deve ser aprovada em assembleia. O que é permitido •Exercer atividades que não demandem excesso de visitas, entregas ou correspondência como contador, jornalista, webdesigner, consultores etc; •Atividades que não demandem além do usual do consumo de água, luz, gás, etc; •Receber visitas, ou clientes, desde que os mesmos não circulem pelas áreas comuns do condomínio – apenas para entrar e sair; •Enfim, é permitido trabalhar no condomínio, desde que o ofício não incomode os demais. O que não é permitido •Funções que gerem grande e permanente fluxo de pessoas como uma clínica de estética, comércio em geral, creches, pet shops, etc; •Visitas, ou clientes, que fiquem circulando pelas áreas comuns do condomínio; •O uso do hall como sala de espera; •O uso das áreas comuns do condomínio como sendo particulares, seja para usar como escritório ou para efetuar vendas; •Atividades que envolvam produtos tóxicos, odores fortes, ou que façam muito barulho; •Atividades que demandam elevado consumo de água ou energia; •Dependendo do bairro, e do condomínio, o registro do endereço da empresa não pode ser o mesmo da unidade residencial.

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