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Pasta de prestação de contas

Documento é fundamental para o acompanhamento da gestão

 

A pasta de prestação de contas é uma das ferramentas mais fundamentais de uma gestão condominial boa e transparente.

É ali que está toda a movimentação financeira do condomínio e documentação comprobatória do que foi feito, como notas fiscais do mês, o que foi pago, o que foi recebido, o que foi acordado entre o condomínio e um inadimplente, possíveis ações judiciais, etc.

É realmente um raio-x do que a gestão executou em um mês e um ótimo recurso para o síndico e conselheiros acompanharem a transparência da gestão afim de evitar fraudes e desvios. A pasta pode ser tanto física, com os documentos originais anexados, ou virtual, como já tem acontecido em diversas administradoras, e por ser algo tão relevante para uma boa administração do condomínio, é estranho que em muitos locais esse documento não receba a atenção que merece.

Acesso à pasta

A pasta é um documento do condomínio. Por isso, todos devem ter acesso a ela. Porém, a prioridade, assim que a mesma chega da administradora, é dos conselheiros e do síndico.

Quando o trâmite mensal estiver encerrado, os moradores podem olhar os documentos. Não se deve negar o acesso à pasta. Mas, para a segurança de todos, a mesma deve ficar guardada em um local específico do condomínio ou na administradora. Se algum morador desejar analisar a mesma, deve avisar com antecedência e olhá-la no próprio local. Ele não deve levar a pasta para casa.

O que deve conter a pasta

algumas maneiras de se organizar o material, uma vez que o condomínio não é obrigado, por lei, a seguir nenhuma maneira específica de prestar suas contas, como é o caso das empresas.

O ideal é que a pasta contenha em sua estrutura, basicamente, os seguintes pontos:

•Termo de recebimento e verificação de contas (onde síndico e conselheiros assinam);

•Introdução: Índice, resumo, observações ou instruções prévias do conteúdo da pasta;

•Espaço para comentários (do síndico, conselheiros ou condôminos);

•Balancete completo;

•Extrato(s) da(s) conta(s);

•Receitas do condomínio;

•Despesas do condomínio (com documentos originais);

•Relatório sobre inadimplência (acordos judiciais ou não);

•Outras despesas - devem estar discriminadas.

Geralmente, o conteúdo começa apresentando os balancetes de débito e crédito do mês anterior. Há geralmente também um relatório bastante simplificado logo no início, que dá um panorama geral do período sobre o qual a pasta se refere.

O que deve constar e como analisar cada item da pasta:

Balancetes de débito e crédito (demonstrativo financeiro):

Comparar o que está no balancete com o extrato bancário é o primeiro passo.

Confrontar o que entrou e saiu no papel com os apontamentos do banco é de extrema ajuda para ver se realmente o que está escrito ali aconteceu “na vida real”.

Uma boa maneira de começar bem essa conferência é checando o saldo do mês anterior, evitando assim que passe desapercebido qualquer entrada ou retirada no último dia do mês.

Aqui também devem constar itens como aplicações do condomínio, e outros como fundos de reserva, para pagamento de décimo-terceiro dos funcionários, entre outros.

Receitas

A principal receita do condomínio são as taxas condominiais, que devem ser pagas pelos condôminos.

É importante que estejam discriminadas as unidades que estão em dia com as suas obrigações e as que não estão.

Além disso, aqui devem constar também acordos que foram pagos naquele mês, ações pelas quais o condomínio recebeu alguma indenização, aluguel de áreas comuns, como para antena de telecomunicações, salão de festa e outros espaços.

Despesas

Essa é, de longe, a maior parte da pasta.

O ideal é que a mesma esteja organizada por grupos de contas, o que facilita, e muito, o entendimento dos gastos. Também é fundamental que os gastos estejam comprovados com notas fiscais com o CNPJ do condomínio, e não apenas com cupons fiscais ou mesmo com aquele recibo do cartão de débito ou crédito.

Como são comumente divididas as despesas do condomínio:

1) DESPESAS / PESSOAL:

Nessa área devem constar todos os gastos referentes a pessoal – sejam os funcionários próprios ou terceirizados. São eles: folha de pagamento, encargos sociais, férias, rescisões, benefícios, etc.

Outra sugestão é separar, dentro desse grupo, funcionários próprios e terceirizados.

2) DESPESAS / CONSUMO:

Nesse grupo devem estar discriminados os gastos com água, luz, gás e internet (se for o caso). Importante checar se os pagamentos estão sendo feitos dentro do vencimento.

3) DESPESAS / MANUTENÇÃO:

Aqui devem estar listados os contratos de manutenção do condomínio, como os do elevador, portões, para-raios, equipamentos de segurança, etc.

4) DESPESAS / ADMINISTRATIVO:

Nessa parte estão os gastos referentes ao seguro do condomínio, administradora, síndico profissional (se houver), despesas bancárias, etc.

Inadimplência

Aqui devem ser listados os condôminos que não estão em dia com as suas obrigações com o condomínio, explicitando quanto estão devendo.

Como a pasta de prestação de contas é um instrumento da gestão financeira do empreendimento e não está disponível ou exposta nas áreas comuns, não há problema em ter nomes dos inadimplentes listados.

Caso haja inadimplentes que estejam fazendo acordo, é importante que se acompanhe, até o fim do parcelamento, se as prestações foram citadas na parte de “receitas” do condomínio. Os acordos citados devem ser tanto judiciais como extra-judiciais.

Outros

O condomínio pode ter outras despesas também. Se houver uma grande obra acontecendo, por exemplo, pode abrir um grupo do tipo enquanto a benfeitoria estiver acontecendo e concentrar, ali, os gastos da mesma.

Outras despesas ou despesas diversas devem ser detalhadas com as notas e recibos, como nos itens anteriores e não apontar um total geral.

Outra boa sacada para quem não está acostumado a acompanhar a pasta é comparar não apenas o saldo total do mês anterior com o do início do mês, mas fazer um levantamento de cada um.

Além disso, também é interessante que a pasta esteja de acordo com o mês útil – que comece no dia 1 e termine no dia 30 – evitando períodos do dia 10 de janeiro a 9 de fevereiro, por exemplo.

Outra sugestão é que haja um índice na pasta, explicitando como ela está organizada e dividida, facilita bastante a leitura e conferência. Para tanto, é fundamental que a pasta esteja com as folhas numeradas.

Sinais de alerta

Nem sempre onde há fumaça, há fogo. Mas é importante evitar algumas posturas na pasta de prestação de contas, que demonstram pouca transparência.

• Gastos sem notas fiscais: sempre se deve pedir notas fiscais em compras ou contratação de serviços envolvendo o condomínio.

• Inadimplentes: quando houver pagamento em aberto, o mesmo deve ser feito com um boleto no nome do condomínio.

• Saldos diferentes: é fundamental que o saldo contábil e o bancário coincidam.

• Dúvidas: quando houver qualquer tipo de dúvida, é fundamental que a administradora ou o síndico ajude a esclarecê-la. O costume é que as observações sejam devolvidas à empresa juntamente com a pasta.

• Multas disfarçadas: É esperado que as contas do condomínio sejam pagas em dia havendo saldo para isso. Por isso, é importante questionar quando os compromissos não estão sendo saldados na data correta, gerando multas e onerando o condomínio.

• Conta no nome do síndico: em condomínios novos, onde ainda não há CNPJ, pode-se abrir uma conta no nome do síndico. Mas essa situação deve durar, no máximo, três meses. Assim que o condomínio puder, abra uma conta com o seu CNPJ.

Quando algumas dessas situações acima deixar alguém no condomínio desconfortável, é fundamental que o síndico analise o caso, se for necessário, questionar e propor melhorias com a administradora.

Como é ela quem faz a pasta, melhores práticas poderão ser adotadas no futuro quando há uma conversa entre as partes.

A pasta no condomínio

O ideal é que a pasta não demore para chegar ao condomínio. Quem faz uso de pasta de prestação de contas virtual não costuma ter esse problema, já que o arquivo é atualizado em tempo real.

Não há uma regra sobre quem deve ler primeiro a pasta, se o síndico ou o conselho.

O importante é que estejam todos a par das finanças do empreendimento.

A pasta pode ficar arquivada tanto na administradora como no condomínio, por cinco anos.

Responsabilidade e papel do conselho

A responsabilidade pelo condomínio, sabemos, é do síndico. É ele quem responderá civil e criminalmente, entre outras esferas judiciais, caso haja algum problema com o condomínio.

O conselho fiscal tem sua responsabilidade caracterizada de acordo com a convenção.

Por isso, o que pode acontecer ao conselheiro que assina a pasta sem a devida leitura depende bastante.

Já o síndico assinar ou não a pasta não gera tantas dúvidas.

Quando nem o síndico e nem o conselho consegue “olhar com carinho” para a pasta de prestação de contas, uma boa opção pode ser contratar uma empresa de auditoria para acompanhar as contas.

Checklist dos documentos

Veja um resumo do que deve ser checado na pasta:

1. Balancetes: Conferir todos os saldos do condomínio, e não apenas o final

2. Tributos: checar, dentro de cada grupo de contas, se tributos e impostos estão sendo pagos

3. Pagamento em dia: analisar se está sendo tudo pago dentro do vencimento

4. Inadimplentes: comparar se houve entrada em “receitas” quando uma unidade sair da lista de devedores

5. Ações judiciais: Se o condomínio ganhou, deve haver uma entrada de dinheiro. Se perdeu, a saída também deve estar sinalizada.

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